Mittelständische Unternehmen mit mehreren Gesellschaften 5 Tools für die E-Rechnung in der Unternehmensgruppe 2026
Mittelständische Unternehmen mit mehreren Gesellschaften: 5 Tools für die E-Rechnung in der Unternehmensgruppe 2026
Statt aus einer einzigen Gesellschaft bestehen viele mittelständische Unternehmen aus mehreren. Jede versendet und empfängt eigene Rechnungen, oft mit separaten Bankkonten, Freigaberegeln und Postfächern. Hinzu kommt nun die E-Rechnung, eine elektronische Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, als zusätzliche Ebene: Jede Gesellschaft der Gruppe benötigt einen funktionierenden Prozess, nicht bloß die Muttergesellschaft.
Die eigentliche Aufgabe besteht darin, eben nicht für jede Gesellschaft einen eigenen Prozess zu schaffen. Diese fünf Tools unterstützen Finance-Teams in Unternehmensgruppen, E-Rechnungen zentral zu verarbeiten, alle Gesellschaften zu überblicken und den Monatsabschluss dennoch rechtzeitig zu erledigen.
1. Sage Intacct: Zentrales Cloud-Finanzmanagement für Unternehmensgruppen
Sage Intacct ist eine Finanzmanagement-Lösung aus der Cloud für mittlere Unternehmen, ideal ab 50 Mitarbeitenden, und vereint Hauptbuch, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Einkauf und Cash-Management auf einer Plattform. E-Rechnungen, die Sie direkt per E-Mail an Kunden senden, unterstützt das Modul Rechnungsausgang. Bei eingehenden Rechnungen liest ein KI-Assistent die Daten aus, gleicht sie mit Bestellungen ab und bereitet Buchungsentwürfe vor. Der KI-gestützte Bankabgleich verknüpft Transaktionen mit Ihren Unterlagen und weist auf Abweichungen hin.
Der Blick über alle Gesellschaften hinweg ist für Unternehmensgruppen der entscheidende Punkt. Über das Modul für mehrere Gesellschaften und globale Konsolidierung konsolidiert Sage Intacct zahlreiche Unternehmenseinheiten innerhalb von Sekunden, und in Dashboards sehen Sie die Entwicklung jeder Gesellschaft und jedes Standorts. Sage Intacct ist GoBD-zertifiziert und DSGVO-konform, und gespeichert werden Ihre Daten in dem Land, in dem Sie die Software beziehen.
Warum das wichtig ist: Wer alle Gesellschaften auf einer Finanzplattform führt, hat einen E-Rechnungsprozess, einheitliche Kontrollen und eine konsolidierte Sicht, anstatt getrennte Systeme zum Monatsende abstimmen zu müssen.
2. Make: Wiederkehrende Abläufe gruppenweit automatisieren
Freigebende benachrichtigen, Bestätigungen ablegen, die zuständige Person über eine abgelehnte Rechnung informieren: Diese Verwaltungsschritte wiederholen sich in jeder Gesellschaft der Gruppe. Make, eine visuelle Automatisierungsplattform, verbindet Apps per Drag-and-drop in sogenannten Szenarien und erlaubt Finance-Teams, solche Workflows ohne Programmierkenntnisse zu erstellen.
Wurde ein Szenario für eine Gesellschaft gebaut, kann es für die anderen kopiert und angepasst werden. So bleiben die Prozesse in der gesamten Gruppe einheitlich.
Warum das wichtig ist: Durch einheitliche, automatisierte Abläufe verringert sich die Gefahr, dass eine Gesellschaft langsamer und anders arbeitet als der Rest der Gruppe.
3. Okta: Single Sign-on und Zugriffsverwaltung für die Gruppe
Je mehr Gesellschaften, Nutzer und Systeme zu einer Gruppe gehören, desto schwieriger wird es festzulegen, wer was sehen und freigeben darf. Okta liefert Single Sign-on und Multi-Faktor-Authentifizierung und vergibt oder entzieht Zugriffe zentral, wenn jemand ins Unternehmen eintritt, die Rolle wechselt oder ausscheidet.
Das hat auch mit Betrugsprävention zu tun: Nach einer Sage-Studie haben bereits 79 % der KMU betrügerische Rechnungen erhalten.
Warum das wichtig ist: Zentrale Zugriffsverwaltung schützt sensible Finanzdaten und macht es schwerer, dass kompromittierte Konten oder manipulierte Rechnungen Schaden verursachen.
4. Slack: Gemeinsame Channels statt E-Mail-Ketten
Oft sitzen die Finance-Teams einer Gruppe an unterschiedlichen Standorten und kooperieren mit Kolleginnen und Kollegen aus mehreren Gesellschaften. Slack tauscht lange E-Mail-Ketten gegen gemeinsame Channels, etwa einen für jede Gesellschaft oder einen für Fragen zu abgelehnten E-Rechnungen. Benachrichtigungen von Apps gehen direkt in diese Channels, und die richtigen Personen sehen Neuigkeiten ohne Verzögerung.
Warum das wichtig ist: Durch schnelle, sichtbare Kommunikation werden Rückfragen früher geklärt, Rechnungen bleiben in Bewegung, und der Monatsabschluss hält den Zeitplan.
5. Microsoft Power BI: Ein Blick auf alle Gesellschaften
Antworten über die gesamte Gruppe sind es, die die Gruppenleitung braucht: Welche Gesellschaft hat die meisten überfälligen Forderungen, wo steigen die Kosten, wie verteilt sich die Liquidität? In Microsoft Power BI laufen Daten aus unterschiedlichen Quellen in interaktiven Dashboards zusammen, die sich für Führungskräfte im Browser oder auf dem Smartphone öffnen lassen.
Durch die automatische Aktualisierung der Berichte schauen Geschäftsführung und Controlling auf dieselben Zahlen und müssen nicht auf eine von Hand erstellte Tabelle warten.
Warum das wichtig ist: Gemeinsame Dashboards zeigen auf Anhieb, wo eine Gesellschaft Aufmerksamkeit braucht, bevor sich kleine Probleme vergrößern.
So planen Sie den Rollout in drei Stufen
Stufe 1: Den Start in einer Gesellschaft machen. Wählen Sie eine Gesellschaft, deren Mix aus Eingangs- und Ausgangsrechnungen typisch ist, und bauen Sie dort den E-Rechnungsprozess auf. Dokumentieren Sie ihn in der Verfahrensdokumentation, die als Nachweis der GoBD-Konformität dient.
Stufe 2: Schrittweise auf die anderen Gesellschaften ausweiten. Das Pilotprojekt dient als Vorlage, und Freigaberegeln passen Sie nur dort an, wo sich Gesellschaften tatsächlich unterscheiden. Informieren Sie Kunden und Lieferanten jeder einzelnen Gesellschaft über die neue Rechnungsadresse.
Stufe 3: Angleichen und Ergebnisse messen. Stimmen Sie Kontenrahmen, Freigabegrenzen und Reporting über die ganze Gruppe hinweg ab. Werten Sie Durchlaufzeiten und Fehlerquoten pro Gesellschaft aus, um zu erkennen, wo Prozesse noch besser werden können.
Fragen und Antworten
Ist für jede Gesellschaft einer Gruppe ein eigener E-Rechnungsprozess nötig?
Jede rechtlich selbstständige Gesellschaft stellt und empfängt ihre eigenen Rechnungen und muss daher die Anforderungen erfüllen. Eine eigene Software braucht deshalb aber nicht jede. Sage Intacct als Plattform kann die E-Rechnungen mehrerer Gesellschaften in einem System verarbeiten und dabei eine konsolidierte Sicht über alle bieten.
Was haben die BMF-Klarstellungen vom März 2026 verändert?
Wie das Bundesministerium der Finanzen (BMF) klargestellt hat, müssen alle Pflichtangaben vollständig im strukturierten XML-Datensatz einer E-Rechnung vorhanden sein. Was lediglich in einem beigefügten PDF steht, gilt nicht. Rechnungsbegleitende Dokumente wie Verträge oder Stundennachweise müssen direkt in die E-Rechnungsdatei eingebettet sein.
Wie viel Zeit sollte man für die Einführung einer zentralen Finanzplattform einplanen?
Die Dauer hängt von der Anzahl der Gesellschaften und der Komplexität Ihrer Prozesse ab. Sage gibt an, dass die Implementierung von Sage Intacct in der Regel 20 bis 30 Arbeitstage dauert, wobei die tatsächliche Dauer von Projektumfang und Planung abhängt.
Sind Rechnungen an ausländische Gruppengesellschaften von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Die deutsche Pflicht gilt für B2B-Umsätze zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmen, Rechnungen an ausländische Unternehmen sind deshalb nicht erfasst. Auf EU-Ebene sind mit ViDA (VAT in the Digital Age) bis zum 1. Juli 2030 eine E-Rechnungspflicht und ein Meldesystem für die Umsatzsteuer bei grenzüberschreitenden Umsätzen in Planung. Wer ausländische Tochtergesellschaften hat, sollte dies in der Planung der Gruppe berücksichtigen.